Cueillette des données

 

La deuxième phase de la planification de la main d’œuvre est la cueillette des données factuelles de chaque poste incluant celles de leurs titulaires actuels et futurs.  Ces informations doivent être neutres et objectives afin d’éviter les biais négatifs ou positifs des gestionnaires par rapport aux comportements et attitudes des employés. Par exemple, un employé mal commode qui détient une expertise spécifique doit être qualifié de ressource clé, même si le gestionnaire a développé une certaine antipathie envers ce dernier.

Nous vous présentons les données que vous devez consigner lors d’entrevues avec les gestionnaires de chacune des équipes de votre municipalité.  Il importe que les données soient captées dans un fichier numérique (Excel, Caringship©, etc.) afin d’extraire et de croiser les données afin d’identifier les vulnérabilités et les opportunités de votre organisation en matière de ressources humaines.

 

DÉPARTS

-    Date d’admissibilité à la retraite de cet employé :
-    Date de démission de cet employé, le cas échéant :
-    Date de la fin de l’assignation temporaire, le cas échéant :
-    Le poste est-il actuellement vacant, le cas échéant?

 

CONGÉS À LONG TERME

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-    Date de début du congé médical, le cas échéant :
-    Date de fin du congé médical, le cas échéant :
-    Date de début du congé de paternité ou de maternité, le cas échéant :
-    Date de fin du congé de paternité ou de maternité, le cas échéant :
-    Date de début du congé planifié, le cas échéant :
-    Date de fin du congé planifié, le cas échéant :
-    Date de début du congé autre, le cas échéant :
-    Date de fin du congé autre, le cas échéant :

 

POSTES

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-    Est-ce que ce poste est un poste régulier sans impact critique, ni expertise spécifique ?
-    Est-ce que ce poste est un poste opérationnel critique ?
-    Est-ce que ce poste est un poste unique ou spécifique à notre organisation ?
-    Est-ce que ce poste doit faire l’objet d’une documentation car les procédures sont partiellement écrites ?

 

INDIVIDUS

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-    Est-ce que cette personne est considérée comme une ressource-clé dont l’apport est majeur ?
-    Est-ce que cette personne pourrait faire l’objet d’une sollicitation en raison de la rareté de son poste ou de son expertise en demande ?
-    Est-ce que cette personne détient une expertise spécifique à nos besoins ?
-    Est-ce que cette personne a été identifiée comme une relève pour un poste précis ?
-    Est-ce que cette personne a été identifiée comme une relève pour un ou plusieurs postes éventuels mais qui ne sont pas précisés?
-    Est-ce que cette personne possède une expertise spécifique qui devra être transmise à une relève éventuelle ?
-    Est-ce que cette personne démontre une capacité de mobilité et de polyvalence pour différentes fonctions ?

 

DONNÉES QUANTITATIVES

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-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une promotion interne (relève interne identifiée) ?
-    Date de prévue de la promotion interne :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’un recrutement externe ?
-    Date de prévue du recrutement externe :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’un remplacement temporaire ?
-    Date de prévue du remplacement temporaire : 
-    Est-ce qu’il s’agit d’un nouveau poste ?
-    Date de prévue de la création du nouveau poste :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une abolition ?
-    Date de prévue de l’abolition du poste :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une restructuration ?
-    Date de prévue de la restructuration du poste :
-    Durée estimée pour le recrutement et l’intégration d’un nouveau titulaire à ce poste :

 
DONNÉES QUALITATIVES

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-    Est-ce que la personne a besoin d’un perfectionnement ou de formation ?
-    Date de prévue du perfectionnement ou de la formation :
-    Est-ce que la personne est actuellement en probation à ce poste ?
-    Date de prévue de la fin de la probation :
-    Est-ce que la personne fera l’objet d’une réaffectation ?
-    Date de prévue de la réaffectation :

 

En utilisant un fichier Excel ou l’application du portail numérique Caringship©, vous serez en mesure de simuler différents scénarios de mouvements de votre main d’œuvre en vous projetant à différentes dates au cours des 2 à 5 prochaines années.  Par exemple, vous pourrez rechercher les employés qui sont admissibles à la retraite au cours des deux prochaines années; dont les postes sont critiques; et dont aucune relève interne n’a été identifiée.  Il s’agit d’une des nombreuses situations de vulnérabilité qui sont essentielles à identifier.  De plus, si on ajoute que ce poste critique exige un délai de 3 mois pour le recrutement et d’un autre délai de 6 mois d’intégration d’une nouvelle ressource… vous avez intérêt à déceler cette situation et de prendre action au moins 9 mois avant la date d’admissibilité à la retraite du titulaire actuel.

 

Autre exemple : quels sont les postes qui doivent faire l’objet de documentation dont les titulaires possèdent une expertise unique ou spécifique… et qui prendront leur retraite prochainement… ou qui ont annoncé leur départ, etc. ?  Ou encore, qui sont les employés susceptibles d’être sollicités par les autres municipalité et entreprises en raison de la rareté de leurs fonctions ou de leur qualification?  Dans de tel cas, il faut envisager la mise en place d’un programme de reconnaissance et de rétention de ses ressources, en plus de s’assurer que leurs procédures sont dûment documentées.

 

Combien d’employés ont besoin de perfectionnement ou de formation?  Combien sont-ils en probation ? etc.

 

L’objectif est d’identifier les situations de vulnérabilité par ordre de priorité et de planifier les actions afin de palier au risque potentiel pour l’organisation.  L’identification des opportunités est tout aussi importante afin de maintenir la motivation et la progression des employés associés à des relèves ou ceux qui détiennent une expertise spécifique reconnue, etc.