CONSEILS ET OUTILS NUMÉRIQUES

PLANIFICATION DE LA MAIN D'OEUVRE

Quelles sont vos vulnérabilités et opportunités en matière de main d'oeuvre?

La planification de la main d’œuvre… un essentiel pour la gestion proactive de vos ressources humaines

La planification de la main d’œuvre (PMO) est une démarche qui vise à identifier les vulnérabilités et les opportunités de votre organisation en matière de ressources humaines.  Il s’agit d’un exercice qui doit être continu afin de demeurer un outil proactif de prévision des mouvements de votre capital humain.  Nous devons cependant admettre que la mise en place de la première consignation de données peut exiger beaucoup de temps et une grande disponibilité de la part du responsable de l’exercice et des gestionnaires qui devront y participer activement.  Car le fondement de la PMO demeure le traitement des données.  Plus les données sur les employés et sur les postes sont actualisées, plus votre planification sera efficiente.
 

Diagnostic organisationnel

 

Mais avant toute chose, vous devez faire un premier diagnostic de la position concurrentielle de votre organisation par rapport à votre réputation, votre attractivité et votre capacité à retenir vos employés.  Ce diagnostic organisationnel comporte 4 volets qui explorent les composantes de la culture de votre organisation.

  1. Positionnement concurrentiel

  2. Dynamique culturelle

  3. Affiliation sociale

  4. Repères de gestion

1.    Votre municipalité est-elle attrayante lorsque vous devez recruter des nouveaux employés?

  • Quelle est votre réputation en tant qu’employeur?

  • Comment vous comparez-vous en termes de conditions salariales et d’avantages sociaux par rapport aux autres municipalités de votre région? Offrez-vous des conditions concurrentielles?

  • Vos installations et vos équipements sont-ils de pointe?

  • Vos employés sont-ils des ambassadeurs positifs de votre organisation?

  • Combien de temps vous faut-il pour recruter du nouveau personnel?

2.    À quelle phase de la dynamique organisationnelle vous situez-vous?

 

  • Êtes-vous au stade réactif : vous naviguez sans planification et réagissez constamment en mode d’urgence.

  • Êtes-vous au stade de la dépendance : vos gestionnaires exercent une autorité ferme et un contrôle rapproché qui inhibe toute forme d’initiative.

  • Êtes-vous au stade de l’indépendance : vos équipes sont opérationnelles et autonomes mais fonctionnent en silo en évitant de transgresser leur «territoire».

  • Êtes-vous au stade de l’interdépendance : chaque employé agit en tant que collaborateur altruiste et demeure pleinement imputable de sa contribution à la mission de son service.

Nous vous présentons à titre d’exemple, le formulaire numérique de la méthode brevetée Caringship© que le cabinet conseil Banks & MacKenzie inc. utilise pour évaluer la dynamique organisationnelle d’une municipalité. 

Exemple d’une grille d’évaluation de la dynamique organisationnelle Caringship©

Vous pouvez vous en inspirer pour compléter cette phase de votre évaluation… ou mieux encore utiliser les outils de pointe du portail numérique Caringship© que les professionnels Banks & MacKenzie peuvent vous offrir.

 

Au terme de la consignation des données des formulaires, vous devriez être en mesure de déterminer à quelle phase la dynamique de votre organisation se situe.  Chacun des 10 critères proposé devient un indicateur-clé vous permettant d'établir un plan d'action visant à combler les écarts observés afin de migrer ou vous maintenir à la phase de l'interdépendance.  Voici un exemple d'un tableau récapitulatif de l’évaluation de la dynamique organisationnelle.

Exemple d’un tableau récapitulatif de l’évaluation de la dynamique organisationnelle

3.    Quel est le niveau d’affiliation sociale de votre organisation?

 

L’affiliation sociale mesure le niveau d’appartenance des employés à une organisation. Elle est tributaire des 4 paramètres suivants : 

  • Valeurs communes : Évaluation de la promotion et de l’application par la municipalité de valeurs importantes et qui sont également partagées par les employés, notamment la famille, la protection de l’environnement, l’équité, la justice, l’imputabilité, etc.

  • Investissement mutuel : Évaluation de l’équité entre les efforts investis par la municipalité pour favoriser la qualité de vie de ses employés avec l’implication et le rendement exigée par l’organisation.

  • Appréciation mutuelle : Évaluation de la reconnaissance accordée par la municipalité pour la contribution des employés en comparaison avec l’engagement et le sentiment d’appartenance des employés envers l’organisation.

  • Objectifs communs : Évaluation du niveau de mobilisation des employés à la réalisation d’objectifs collectifs.

Un questionnaire numérique développé et mis en ligne via le portail Caringship© permet d’évaluer le niveau de l’affiliation sociale d’une municipalité.  Le tableau sommaire qui en résulte permet d’identifier les dimensions mises en cause dans le cas où l’affiliation sociale est déficiente et celles qui doivent être soutenues par des actions afin de maintenir le niveau satisfaisant atteint.

4.    Les repères de gestion sont-ils connus et appliqués par tous vos employés?

 

  • Conformité : chaque collaborateur applique avec rigueur vos directives et procédures afin de respecter vos normes administratives et opérationnelles.

  • Prévention : chaque collaborateur contribue au maintien d’un milieu de travail sécuritaire et respectueux.

 

  • Engagement : chaque collaborateur fait preuve d’engagement et de solidarité face aux enjeux et défis de votre ville.

 

  • Performance : chaque collaborateur participe activement à l’amélioration continue des conditions de productivité de son équipe.

 

L’évaluation d’indicateurs clés de performance permet de valider le niveau de mise en pratique des repères de gestion par les employés de votre municipalité.  Par exemple, le nombre d’erreurs administratives ou lors des travaux, le taux d’absentéisme, le nombre de griefs, etc. sont autant d’éléments mesurables qui témoignent de votre situation.

Plan d’action pour combler les écarts

 

Les quatre volets du diagnostic organisationnel visent à mettre en perspective les forces et les problématiques de votre organisation municipale qui peuvent influencer le recrutement, la rétention et la progression de votre main d’œuvre.  Sans une évaluation juste et honnête de votre organisation, vous pourriez investir à perte des efforts forts coûteux.  Le diagnostic devra évidemment être suivi d’un plan d’action visant à combler les écarts relevés au niveau de votre positionnement concurrentiel, votre dynamique culturelle, votre affiliation sociale et vos repères de gestion, le cas échéant.

Cueillette des données

 

La deuxième phase de la planification de la main d’œuvre est la cueillette des données factuelles de chaque poste incluant celles de leurs titulaires actuels et futurs.  Ces informations doivent être neutres et objectives afin d’éviter les biais négatifs ou positifs des gestionnaires par rapport aux comportements et attitudes des employés. Par exemple, un employé mal commode qui détient une expertise spécifique doit être qualifié de ressource clé, même si le gestionnaire a développé une certaine antipathie envers ce dernier.

Nous vous présentons les données que vous devez consigner lors d’entrevues avec les gestionnaires de chacune des équipes de votre municipalité.  Il importe que les données soient captées dans un fichier numérique (Excel, Caringship©, etc.) afin d’extraire et de croiser les données afin d’identifier les vulnérabilités et les opportunités de votre organisation en matière de ressources humaines.

 

DÉPARTS


-    Date d’admissibilité à la retraite de cet employé :
-    Date de démission de cet employé, le cas échéant :
-    Date de la fin de l’assignation temporaire, le cas échéant :
-    Le poste est-il actuellement vacant, le cas échéant?

 

CONGÉS À LONG TERME

-    Date de début du congé médical, le cas échéant :
-    Date de fin du congé médical, le cas échéant :
-    Date de début du congé de paternité ou de maternité, le cas échéant :
-    Date de fin du congé de paternité ou de maternité, le cas échéant :
-    Date de début du congé planifié, le cas échéant :
-    Date de fin du congé planifié, le cas échéant :
-    Date de début du congé autre, le cas échéant :
-    Date de fin du congé autre, le cas échéant :

 

POSTES

-    Est-ce que ce poste est un poste régulier sans impact critique, ni expertise spécifique ?
-    Est-ce que ce poste est un poste opérationnel critique ?
-    Est-ce que ce poste est un poste unique ou spécifique à notre organisation ?
-    Est-ce que ce poste doit faire l’objet d’une documentation car les procédures sont partiellement écrites ?

 

INDIVIDUS

-    Est-ce que cette personne est considérée comme une ressource-clé dont l’apport est majeur ?
-    Est-ce que cette personne pourrait faire l’objet d’une sollicitation en raison de la rareté de son poste ou de son expertise en demande ?
-    Est-ce que cette personne détient une expertise spécifique à nos besoins ?
-    Est-ce que cette personne a été identifiée comme une relève pour un poste précis ?
-    Est-ce que cette personne a été identifiée comme une relève pour un ou plusieurs postes éventuels mais qui ne sont pas précisés?
-    Est-ce que cette personne possède une expertise spécifique qui devra être transmise à une relève éventuelle ?
-    Est-ce que cette personne démontre une capacité de mobilité et de polyvalence pour différentes fonctions ?

 

DONNÉES QUANTITATIVES

-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une promotion interne (relève interne identifiée) ?
-    Date de prévue de la promotion interne :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’un recrutement externe ?
-    Date de prévue du recrutement externe :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’un remplacement temporaire ?
-    Date de prévue du remplacement temporaire : 
-    Est-ce qu’il s’agit d’un nouveau poste ?
-    Date de prévue de la création du nouveau poste :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une abolition ?
-    Date de prévue de l’abolition du poste :
-    Est-ce que ce poste fait ou fera l’objet d’une restructuration ?
-    Date de prévue de la restructuration du poste :
-    Durée estimée pour le recrutement et l’intégration d’un nouveau titulaire à ce poste :


DONNÉES QUALITATIVES

-    Est-ce que la personne a besoin d’un perfectionnement ou de formation ?
-    Date de prévue du perfectionnement ou de la formation :
-    Est-ce que la personne est actuellement en probation à ce poste ?
-    Date de prévue de la fin de la probation :
-    Est-ce que la personne fera l’objet d’une réaffectation ?
-    Date de prévue de la réaffectation :

 


En utilisant un fichier Excel ou l’application du portail numérique Caringship©, vous serez en mesure de simuler différents scénarios de mouvements de votre main d’œuvre en vous projetant à différentes dates au cours des 2 à 5 prochaines années.  Par exemple, vous pourrez rechercher les employés qui sont admissibles à la retraite au cours des deux prochaines années; dont les postes sont critiques; et dont aucune relève interne n’a été identifiée.  Il s’agit d’une des nombreuses situations de vulnérabilité qui sont essentielles à identifier.  De plus, si on ajoute que ce poste critique exige un délai de 3 mois pour le recrutement et d’un autre délai de 6 mois d’intégration d’une nouvelle ressource… vous avez intérêt à déceler cette situation et de prendre action au moins 9 mois avant la date d’admissibilité à la retraite du titulaire actuel.

 

Autre exemple : quels sont les postes qui doivent faire l’objet de documentation dont les titulaires possèdent une expertise unique ou spécifique… et qui prendront leur retraite prochainement… ou qui ont annoncé leur départ, etc. ?  Ou encore, qui sont les employés susceptibles d’être sollicités par les autres municipalité et entreprises en raison de la rareté de leurs fonctions ou de leur qualification?  Dans de tel cas, il faut envisager la mise en place d’un programme de reconnaissance et de rétention de ses ressources, en plus de s’assurer que leurs procédures sont dûment documentées.

 

Combien d’employés ont besoin de perfectionnement ou de formation?  Combien sont-ils en probation ? etc.

 

L’objectif est d’identifier les situations de vulnérabilité par ordre de priorité et de planifier les actions afin de palier au risque potentiel pour l’organisation.  L’identification des opportunités est tout aussi importante afin de maintenir la motivation et la progression des employés associés à des relèves ou ceux qui détiennent une expertise spécifique reconnue, etc.

Analyse et présentation des données

 

La présentation est un aspect important dans l’exercice de planification de la main d’œuvre.  Les gestionnaires et les élus municipaux doivent saisir rapidement les vulnérabilités et les opportunités si vous souhaitez obtenir leur adhésion aux résultats et surtout leur aval à la mise en place d’actions.

Voici un exemple d’un tableau récapitulatif que vous obtenez en utilisant l’application du portail numérique Caringship©.  En un seul coup d’œil, on peut clairement percevoir les vulnérabilités et les opportunités de l’organisation.

Exemple d’un tableau récapitulatif des vulnérabilités et des opportunités organisationnelles

Identification par unité d'affaires

 

D’autres tableaux complémentaires permettent une lecture rapide des données et de leur impact possible sur l’organisation, une direction ou une division spécifique.  Le gestionnaire de l’unité doit pouvoir aisément déterminer les données qui peuvent avec une incidence directe sur son fonctionnement.  Pour le service des ressources humaines, les données recueillies deviennent une source fiable pour la prévision des mouvements de la main d’œuvre.

 


Voici quelques exemples de tableaux complémentaires.

Ce tableau permet de classer les employés par ordre de priorité qui est déterminée par un simple clic sur les onglets correspondants

Plus l’outil de présentation est intuitif, plus les données auront une valeur concrète pour les gestionnaires.  Par exemple, ce tableau permet de classer les employés par ordre de priorité qui est déterminée par un simple clic sur les onglets correspondants.  On peut ajouter un code de couleur pour distinguer les indices de priorité.


Il s’agit d’éviter de présenter des tableaux arides qui sont rébarbatifs pour les décideurs.

Présentation sous forme de liste des vulnérabilités et des opportunités d’une direction, division ou section spécifique

Certes, il est nécessaire d’avoir des notions de risque et d’opportunités afin d’analyser de façon optimale toutes les données recueillies.  L’enjeu est le maintien de la qualité et de l’actualité des données dans le système.  Il faut ainsi multiplier et simplifier les façons de consigner les données.  Les rencontres de revue annuelle de performance peuvent devenir une opportunité logique de mettre à jour certaines données, notamment les données se rapportant à l’individu.

Conclusion

 

Nombreux gestionnaires dans les municipalités se basent sur leurs connaissances intuitives de leur organisation pour prévoir les mouvements de leur personnel.  En général, ils y arrivent sans trop d’omissions.  Mais avec le départ à la retraite que nous observons depuis les 5 dernières années, ces informations peuvent se perdre et placer l’organisation à risque.  L’exercice de la planification de la main d’œuvre devient donc essentiel pour assurer la pérennité de la qualité du service aux citoyens.

Vous souhaitez identifier les vulnérabilités et les opportunités de votre organisation au niveau des ressources humaines?

Implanté dans un nombre grandissant de municipalités, la méthode brevetée de transformation de la culture organisationnelle Caringship© est une innovation dans le domaine de la gestion du personnel qui vise à améliorer la communication et la productivité au sein de vos équipes de travail. 

Nos consultants agréés Caringship© sont en mesure de vous accompagner à chaque étape de votre exercice de planification de la main d'oeuvre simplifie.  Le logiciel de PMO simplifie la consignation des données et également l'analyse et l'identification des priorités d'intervention découlant des vulnérabilités et des opportunités relevées.

Accordez-nous 60 minutes afin que nous puissions vous présenter notre approche novatrice et discuter de vos besoins en matière de culture de gestion et d'organisation du travail. Nous vous invitons à communiquer avec nous au 1-866-460-0550 pour fixer une rencontre en visioconférence ou directement à vos bureaux.

 

Au grand plaisir de vous rencontrer très prochainement!

Transformation continue de la culture de gestion 

Depuis 1998, Banks & MacKenzie assistent les municipalités dans la transformation continue de la culture de gestion Caringship©.  La méthode brevetée Caringship© est une innovation dans le domaine de la gestion du personnel permettant d’améliorer la communication et la productivité au sein de vos équipes de travail.  Elle est implantée dans un nombre grandissant de municipalité, notamment ; Brossard, Victoriaville, Pointe-Claire, Québec, etc.

 

L’approche Caringship© est axée sur le développement de comportements altruistes de la part des gestionnaires envers leurs collaborateurs.  Caringship© est la première méthode brevetée de transformation de la culture organisationnelle reconnue et adaptée à la réalité municipale.

 

La méthode Caringship© comporte une série d’outils numériques de pointe simplifiant la gestion des données requises pour chacune des 10 étapes de la démarche.  La méthode Caringship© comprend notamment un volet exhaustif touchant la planification de la main d’œuvre.  Les résultats obtenus sont mesurables et durables.

Comment la méthode Caringship© de Banks & MacKenzie peut simplifier votre exercice de planification de la main d’œuvre?

Les conseillers du cabinet-conseil Banks & MacKenzie sont fréquemment mandatés par des organisations municipales et industrielles pour les assister dans l’administration de leur exercice de de planification de la main d’œuvre.

 

Assistés d’outils numériques de pointe brevetés, ils sont en mesure de procéder aux entrevues des gestionnaires ; de consigner les données des postes et des titulaires ; et déposer des recommandations issues d’une analyse exhaustive de votre situation.

 

Les outils interactifs du portail Caringship permettent la mise à jour continue et simplifiée des données requises.  Vous pourrez ainsi visualiser en temps réel les mouvements de vos ressources humaines en temps réel.

NOS SERVICES CONSEILS COMPLÉMENTAIRES

 

  • Activités de réflexion stratégique.

  • Exercices de vision et de mission d’entreprise.

  • Identification des valeurs de l’organisation.

  • Planification de la relève.

  • Plan organisationnel et opérationnel.

  • Plan de développement des compétences.

  • Plan d’intégration des nouveaux employés.

  • Mise en place de processus relatifs aux différentes fonctions de l'entreprise.

  • Organigramme.

  • Description de fonctions.

  • Politique de rémunération incitative.

  • Politique de bonification.

  • Manuel de l’employé.

  • Modélisation financière.

  • Activités de consolidation d’équipe.

  • Activités de résolution de problèmes.

  • Gestion de conflits.

  • Analyse de l’équipe de direction, etc.

Les professionnels Caringship© agréés vous accompagneront à chaque étape de la démarche collective en utilisant des outils numériques développés spécifiquement pour consigner et gérer les données requises.

MÉTHODE BREVETÉE

La méthode de transformation de la culture organisationnelle Caringship© est une innovation dans le domaine de la gestion du personnel permettant d’améliorer la communication et la productivité au sein de vos équipes de travail. Caringship© est une démarche collective d’amélioration continue visant l’établissement d’une dynamique organisationnelle de bienveillance mutuelle.

Le procédé comporte 10 étapes qui visent à modifier les pratiques professionnelles des gestionnaires et des employés de manière à atteindre et maintenir une dynamique culturelle d’interdépendance et de bienveillance mutuelle, et ce, de façon durable.

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