CONSEILS ET OUTILS NUMÉRIQUES

PLANIFICATION STRATÉGIQUE

À moins d'un an des prochaines élections municipales, la planification des projets 2021 s'avère des plus essentielles!

Pour convenir des priorités entre les élus et l'administration municipale

Pour nombreux élus municipaux, les élections municipales est un passage obligé des plus stressants.  Dédiés à leur communauté, les conseillères et conseillers qui souhaitent être réélues et réélus peuvent être enclins à tenter de favoriser leur district afin de démontrer leurs électeurs qu'ils peuvent compter sur elles ou eux.  Involontairement, ces personnes du domaine public peuvent insister sur la réalisation ou le devancement de projets, au risque de créer des situations d'adversité avec les gestionnaires municipaux.  Une rencontre de planification peut alors être essentielle pour convenir de l'ordre de priorité des projets et des activités.  Tous ont intérêt que cette session de travail soit structurée et productive!

Étapes d'une planification stratégique et opérationnelle bien structurée

 

Une session de travail regroupant les élus municipaux ainsi que les directrices et directeurs des services doit être soigneusement préparée afin que tous les participants adhèrent aux conclusions qui en découleront.  Nous vous proposons une démarche en 4 étapes qui peuvent être combinées dans une session de travail d'une journée.

  1. Bilan et état de la situation

  2. Mission et énoncés collectifs de gouvernance 

  3. Arborescences décisionnelles

  4. Établissement des priorités des projets et des activités pour l'année

Cependant, cette journée doit être précédée d'une série d'ateliers de préparation afin d'accroître l'efficacité de votre activité.

Bilan et état de la situation

REQUÊTES DES ÉLUES ET ÉLUS

 

Une première étape consiste à demander aux élues et élus municipaux de transmettre à la direction générale toutes requêtes, projets, questions pour lesquels elles ou ils souhaiteraient obtenir un état de la situation.  Une fois les demandes reçues, chaque direction répond en précisant notamment à quelle étape de réalisation, ils en sont rendus.  L'objectif de cette première démarche consiste à identifier les véritables enjeux des simples requêtes.  En répondant à leurs demandes, on peut ainsi évacuer les requêtes mineures, les questions d'opinion afin de ce centrer sur les projets structurants qui orienteront la planification de la prochaine année et qui feront l'objet de la session de travail.  Cela permet d'éviter que le débat tourne autour de requêtes opérationnelles et que l'on perde du temps sur des causes personnelles.

Voici le tableau utilisé pour présenter les requêtes des élues et des élus municipaux.  On peut ainsi y consigner les enjeux, requêtes, questions et projets pour les responsables municipaux répondront en expliquant les étapes complétées, les contraintes, les besoins ou actions requises ainsi que l'échéancier de réalisation, le cas échéant.

PRÉSENTATION DES DIRECTIONS MUNICIPALES

 

Ce volet vise à faire connaître les activités de chaque service municipal aux élues et élues et également aux autres collègues.  Chaque titulaire d'une direction de votre municipalité doit préparer un bref résumé présentant les caractéristiques de leur service, par exemple ; le nombre d'employés à temps plein et à temps partiel, le nombre annuel de requêtes, le nombre de kilomètres de route pour les travaux publics, le nombre de parcs ou le nombre de participants à une activité pour les loisirs, etc.  Au besoin, on peut ajouter quelques photographies ou graphiques en soutien aux résumés statistiques des caractéristiques de la direction. Il est parfois étonnant de constater l'amplitude des activités d'un service municipal.  Mais rappelez-vous que les cette partie doit être brève et ne présenter que les faits saillants.

Exemple d'un tableau de présentation des caractéristiques des principales activités d'une direction des travaux publics

ENJEUX DES DIRECTIONS MUNICIPALES

 

Chaque service présente l'état de la situation des principaux enjeux desquels ont découlé ou découleront des actions qui sont issues d'orientations proposées par les gestionnaires.  Il est recommandé de présenter les bénéfices des projets et des actions ainsi que les contraintes auxquelles sont confrontés les directions dans leur réalisation.  Il est également proposé de préciser les requis pour la réalisation des projets et des actions complétés et en cours de réalisation.

Exemple d'un tableau de présentation des principaux enjeux d'une direction des travaux publics

Mission et énoncés collectifs de gouvernance et d’intendance

RÔLES DISTINCTS À CHACUN

 

Un des enjeux que nous avons constaté en plus de 25 années de pratiques auprès des municipalités que nombreuses élues et nombreux élus municipaux ont fréquemment de la difficulté à distinguer la gouvernance et l'intendance.  Or, cette distinction est capitale pour assurer une certaine cohésion dans l'administration de leur municipalité.

Gouvernance : Dans le respect des lois, la gouvernance désigne l’ensemble des politiques, des règlements, des orientations stratégiques ainsi que des instruments de décision, d’information et de surveillance qui permettent de favoriser l’émergence des valeurs organisationnelles, d’assurer le bon fonctionnement et la supervision de la Ville.

Intendance : L’intendance est constituée de la fonction publique chargée de l’administration, de la gestion et de la direction.  Elle est responsable de la mise en oeuvre des orientations stratégiques pour l’atteinte des objectifs et assure le niveau de qualité attendu des services aux citoyens.

 

Il peut être important de rappeler les rôles interdépendants de la gouvernance et de l'intendance lors d'un atelier de travail en vue de la session de planification stratégique et opérationnelle.  L'exercice de planification stratégique et opérationnelle vise à échanger sur les enjeux de gouvernance, c'est à dire l'établissement des valeurs de gestion; donner une orientation au niveau du positionnement et du développement de la municipalité; adopter les résolutions décisionnelles appropriées et finalement d'assurer une surveillance appropriée des termes et conditions politiques, des directives et des décisions prises par le conseil municipal.  Il faut éviter une approche de micro management où les élues et élus interviennent dans la planification.  Cette mise au point permet notamment de rappeler le rôle d'interface de la direction générale entre la gouvernance et l'intendance.

ÉNONCÉ COLLECTIF DE GOUVERNANCE

Un énoncé collectif de gouvernance détermine la mission du conseil, l’engagement collectif de chaque membre , les repères collectifs qui cadrent les décisions en concordance avec l’engagement collectif ainsi que les pratiques professionnelles qui doivent être mises en application en lien avec chaque repère collectif.  Les paramètres de base à la structure d’un énoncé collectif s’articulent selon quatre (4) facteurs : le repère désignant la conformité à respecter; celui décrivant les interactions et qui favorisent l’interdépendance entre les acteurs de la collectivité; un troisième repère exprimant le positionnement en termes de la valeur ajoutée des services offerts ainsi que des projets qui distinguent la municipalité ; et finalement le repère de la performance qualifiant le livrable de l’équipe.

Exemple d'un énoncé collectif de gouvernance

C'est à partir de l'énoncé collectif de gouvernance que les élues et les élus peuvent valider si une décision est conforme à leur orientation stratégique.  C'est également à partir des éléments-clés de l'énoncé collectif de gouvernance que nous pourrons élaborer des arborescences décisionnelles qui établit le niveau de pertinence et de priorité des projets soumis pour adoption.

Arborescence décisionnelle de gouvernance

ASSURER LA COHÉRENCE ET LE CONSENSUS

 

De l’énoncé de gouvernance, une arborescence décisionnelle peut être personnalisée afin de doter le conseil de ville d’un outil de gestion neutre, objectif et surtout efficace.  Une arborescence décisionnelle est une grille d’évaluation de la pertinence d’un projet par rapport aux paramètres de l’énoncé de gouvernance.  Ainsi, chaque projet soumis est évalué de façon constante sur les mêmes critères en lien avec la vision du conseil.  Chaque critère étant pondéré en fonction de l’importance que le conseil souhaite lui accorder, le résultat permet de comparer les projets entre eux et de déterminer un ordre de priorité. 

 

Contrairement aux priorisations spontanées qui sont obtenues lors de consultations publiques ou lors d’un exercice de planification opérationnelle, l’ordre de priorité des projets repose sur des critères neutres et objectifs.  L’évaluation des projets se base notamment sur des critères de développement social, économique, urbanistique, opérationnel, financier, etc.

Exemple d'une grille d'arborescence décisionnelle de gouvernance

Établissement des priorités des projets et des activités pour l'année

SE DOTER D'UN ORDRE DE PRIORITÉ GLOBAL

 

Nous voici enfin à l'étape déterminante de l'exercice de planification stratégique et opérationnelle.  Maintenant que vous avez préalablement répondu aux demandes des élues et élus et qu'ils ont en main les informations sur leurs requêtes, de leurs projets en cours ou en planification; que vous avez établit avec tous les participants l'état de la situation; que vous avez clairement les rôles de la gouvernance et ceux de l'intendance; que vous avez convenu des énoncés collectifs de gouvernance et d'intendance; que vous avez adopté une grille d'arborescence décisionnelle de gouvernance, vous êtes maintenant prêt à établir l'ordre de priorité des projets et des activités pour la prochaine année!

Vous pourrez alors procéder à une évaluation préliminaire des projets à partir de l’arborescence décisionnelle qui a été adaptée à partir des paramètres de l’énoncé de gouvernance.  Vous serez en mesure d'évaluer tous les projets à partir des mêmes critères de base.

Une arborescence décisionnelle de gouvernance devient un outil de premier plan dans un exercice de planification stratégique.  Une arborescence décisionnelle de gouvernance favorise une cohérence dans les décisions du conseil.  L’utilisation d’une arborescence décisionnelle de gouvernance permet de tenir compte de l’ensemble des éléments dans une décision éclairée. Chaque projet obtient ainsi une note sur 100 qui permet d'établir un ordre de priorité global.  Au terme de votre exercice de planification stratégique, vous obtiendrez un classement des projets selon votre arborescence décisionnelle. 

Voici à titre d'exemple une liste des projets d'une municipalité :

Planification 2021 • Ordre des priorités

95 / 100 : Évaluer l'état de la situation en matière de sécurité publique.

94 / 100 : Actualiser et mettre à jour les règlements d’urbanisme.

92 / 100 : Mise à jour du site internet.

92 / 100 : Approbation d'une politique de gestion des plaintes et des requêtes des citoyens. 

85 / 100 : Établir un plan de remplacement progressif des véhicules de la voirie.

82 / 100 : Effectuer une évaluation de l'état et des besoins de mise aux normes de nos équipements et de nos bâtiments municipaux.    82

80 / 100 : Créer un fonds de réserve pour vider les bassins au terrain des eaux usées.

etc...

 

Le classement par arborescence permet de déterminer un ordre GLOBAL de l’ensemble des projets.  Il peut ainsi guider les élus et la direction générale lors de l’attribution des budgets.

RÔLES ET PLAN D'ACTION

 

Suivant la journée de planification stratégique et opérationnelle, la direction générale assistée par les différentes directions municipales déposera un plan d'action rappelant les principaux éléments suivants : la situation, les enjeux de cette situation, les indicateurs de succès, le actions, les échéanciers et le responsable.

Exemple d'une grille des rôles et du plan d'action

Conclusion

 

L’exercice de planification stratégique et opérationnelle a comme objectif de créer un rendez-vous entre les élus municipaux et les gestionnaires de votre municipalité et doit viser à permettre des échanges ouverts entre les participants.

Il s’agit d’un temps d’arrêt pour transmettre des informations essentielles à la compréhension des enjeux de votre municipalité. Les élues et élus auront des éléments en main afin de poursuivre leur réflexion sur l’avenir de leur ville alors que les gestionnaires municipaux pourront établir une planification stratégique concertée.

 

Il est essentiel de créer un contexte qui favorise la richesse des échanges et le haut taux de participation des élus et des gestionnaires municipaux.

 

Cette journée devrait notamment permettre de :

•    Dresser un portrait sommaire de la situation socio-démographique de votre municipalité.

•    Identifier les enjeux propres aux différents segments de la population afin d’établir des objectifs communs et des stratégies intégrées.

•    Déterminer un énoncé de positionnement stratégique ainsi que les énoncés de gouvernance et d’intendance qui permettront l’atteinte de la vision.

•    Établir un plan opérationnel préliminaire qui guidera les actions des élus et de l’administration municipale pour la prochaine année.

 

À termes, cet exercice devrait permettre d’établir un plan d’action annuel basé sur des orientations claires et partagées par les élus, les gestionnaires municipaux et les citoyens.
 

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  • Planification de la relève.

  • Plan organisationnel et opérationnel.

  • Plan de développement des compétences.

  • Plan d’intégration des nouveaux employés.

  • Mise en place de processus relatifs aux différentes fonctions de l'entreprise.

  • Organigramme.

  • Description de fonctions.

  • Politique de rémunération incitative.

  • Politique de bonification.

  • Manuel de l’employé.

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MICHEL OUELLET
Président, auteur et conférencier

 

Michel Ouellet s’est principalement distingué tout au long de son parcours professionnel qui a débuté notamment comme administrateur publicitaire à la prestigieuse agence de publicité Cossette, alors qu’il participait à la mise en marché des restaurants McDonald’s au Québec. Il fut également Directeur du développement commercial au sein du groupe Sodisco-Howden, puis Directeur au développement à la Banque CIBC.  Conseiller au développement stratégique à la Banque Laurentienne, Michel Ouellet constate l’ampleur du besoin de mieux soutenir les ressources humaines au sein des organisations récemment acquises par cette entreprise dans son plan d’expansion.

 

C’est donc en 1998 que Michel Ouellet quitte le milieu du marketing et de la finance pour s’orienter vers le développement des ressources humaines. Cette même année, Michel Ouellet fonde le Groupe conseil Caringship inc. (Banks & MacKenzie inc.) qui deviendra un leader en matière de développement organisationnel.

 

Michel Ouellet est le concepteur de la méthode brevetée et du portail de productivité Caringship. Michel Ouellet assiste les gestionnaires des municipalités et des entreprises manufacturières dans l’amélioration des conditions de productivité de leurs services.  Ses nombreux mandats au cours des vingt dernières années témoignent de son expertise en matière de développement organisationnel et la gestion des changements.

 

Auteur du livre Le mendiant prospère paru en 2016 et qui explore les concept-clés de l’influence des profils dynamiques sur nos comportements quotidiens, Michel Ouellet publiera en 2020 un deuxième ouvrage portant sur la transformation de la culture organisationnelle par le leadership bienveillant ; Caringship.

 

Aujourd'hui, Michel Ouellet consacre également une partie importante de ses efforts à mettre sur pied des projets d’aide humanitaire, notamment en Haïti depuis le terrible séisme qui a frappé ce pays en janvier 2010 ainsi qu'en République Dominicaine. Il est fondateur et président de la Fondation Caringship qui contribue à améliorer les conditions de vie des plus démunis de notre planète par l'avancement de l'éducation dans les pays en voie de développement.

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